10 مزايا الاستغناء عن الورق في المكتب

رقمنة مكتبك يخلق عملية مبسطة

خلال فترة تدريبي في إحدى الشركات ، أعتقد أن أسوأ اللحظات الفريدة التي مررت بها على الإطلاق كانت عندما طلب مني البحث عن مستند غامض أو آخر. أنا متأكد جدا من أن أي عامل مكتب سيكون قادرا على الارتباط.

كانت الشركة صغيرة نسبيا ، لذا لم يكن نظام الملفات مثاليا ولكن يا إلهي ... البحث عن مستند تم وصفه بشكل غامض للغاية ، ويمكن أن يكون كل قطعة من الورق في هذا المكتب ، ومعرفة أنه لا يمكنك التخلي عن البحث لأن هذا المستند مهم جدا هو أسوأ شعور شعرت به أثناء العمل هناك. هناك شيء شرير بطبيعته حول المستندات الورقية - وهو شيء أنا متأكد من أن كل موظف في المكتب يمكن أن يرتبط به. الإحباط من البحث عن شيء لم تفقده حتى لا يوصف ... يبدو الأمر كما لو كنت تريد تمزيق شعرك ولكنك تعلم أن هذا لن يحل أي شيء.

كن بدون أوراق مع 10 مزايا لمكتب غير ورقي:

1. زيادة الكفاءة: الاستغناء عن الورق يلغي الحاجة إلى الإيداع اليدوي للمستندات المادية والبحث عنها وتنظيمها ، مما يوفر الوقت ويحسن الإنتاجية.

2. توفير التكاليف: يمكن تقليل تكاليف الورق والحبر والتخزين أو القضاء عليها بشكل كبير ، مما يؤدي إلى تحقيق وفورات كبيرة للشركات.

3. تعزيز الأمان: يمكن تشفير المستندات الرقمية وحمايتها بكلمات مرور ، مما يقلل من مخاطر الوصول غير المصرح به أو الفقدان مقارنة بالمستندات المادية.

4. تحسين التعاون: باستخدام المستندات الرقمية ، يمكن للعديد من أعضاء الفريق الوصول إلى نفس الملف والعمل عليه في وقت واحد ، مما يعزز التعاون ويبسط سير العمل.

5. سهولة استرجاع المستندات: يمكن البحث عن المستندات الرقمية وفرزها واسترجاعها بسرعة باستخدام الكلمات الرئيسية أو البيانات الوصفية ، مما يلغي الحاجة إلى البحث اليدوي من خلال الملفات المادية.

6. توفير المساحة: يؤدي التخلص من الملفات الورقية وخزائن التخزين إلى تحرير مساحة مكتبية قيمة ، مما يسمح ببيئة عمل أكثر تنظيما وكفاءة.

7. الاستدامة البيئية: يقلل الاستغناء عن الورق من استهلاك الورق ، مما يساعد في الحفاظ على الموارد الطبيعية ويقلل من انبعاثات الكربون المرتبطة بإنتاج الورق والتخلص منه.

8. التعافي من الكوارث: يمكن نسخ المستندات الرقمية احتياطيا وتخزينها بسهولة في التخزين السحابي الآمن ، مما يوفر الحماية ضد التلف المادي أو الخسارة بسبب الكوارث مثل الحرائق أو الفيضانات.

9. الوصول عن بعد: يمكن الوصول إلى المستندات الرقمية من أي مكان متصل بالإنترنت ، مما يتيح العمل عن بعد ويسهل التعاون بين الفرق المتفرقة جغرافيا.

10. الامتثال المبسط: يمكن تتبع المستندات الرقمية وتدقيقها وأرشفتها بسهولة ، مما يضمن الامتثال للمتطلبات التنظيمية وتبسيط عملية الاحتفاظ بالمستندات.

كيف يبدو العمل في شركة أصبحت بلا أوراق

العمل مع SignTech هو نسمة من الهواء النقي. أثناء وجودي في شركة النماذج غير الورقية ، أعتقد أنه يمكنني حساب عدد المرات التي اضطررت فيها إلى العمل مع الورق من جهة. يبدو الأمر وكأنه مبالغة ولكن لا لا. أي عرض تقديمي أو اجتماعات مع العملاء أو مقالات حتى التقدم للوظيفة - لم يتطلب أي منها استخدام الورق. في شركتنا ، الحلول غير الورقية هي القاعدة.

عندما أرى شركات أخرى لا يزال لديها نماذج ورقية وقسائم ورقية ، أفكر في "من الواضح أن هذا ليس أفضل بديل ، فلماذا لا يزال الناس يستخدمون هذا؟" المال ، الوقت الذي يعتقد الناس أنهم يدخرونه - لم تعد تدخر أي شيء بعد الآن. تكلفة الحفاظ على نظام تشغيل ورقي ، أي خزائن الملفات ومساحة الأرضية التي يمكن استخدامها لأشياء أخرى ، هي أكثر بكثير مما قد تستثمره في تطبيق مثل SignTech على المدى الطويل.

الحقيقة هي أنه إذا فعلنا ذلك بشكل صحيح ، فلن نحتاج إلى استخدام الورق لما لا يقل عن 95٪ من الأشياء التي نقوم بها الآن.

مع ذلك ، سأتركك مع سؤال واحد: لماذا ما زلت تستخدم الورق؟

SignTech Forms عبارة عن منصة مبتكرة غير ورقية تقوم بتحويل النماذج والمستندات الحالية إلى نماذج غير ورقية يمكن إكمالها على الأجهزة المحمولة وتوقيعها إلكترونيا بسلاسة (مع تكامل كامل للبيانات).  لمزيد من المعلومات قم بزيارة www.signtechforms.com أو البريد الإلكتروني expert@signtechforms.com .